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2. La gestione della Formula 1 scioccata dal team che utilizzava Excel per un inventario di 20.000 parti, ora sostituisce il foglio 'impossibile da navigare'

Il team di gestione della Formula 1 è rimasto scioccato nello scoprire che un team utilizzava Excel per un inventario di 20.000 parti, definendolo "impossibile da navigare". Il team sta ora spendendo milioni per nuove tecnologie e ingegneria, con l'obiettivo di portare Williams F1 all'avanguardia. Il principale obiettivo è stato sostituire il vecchio foglio di calcolo Excel con un nuovo sistema digitale personalizzato per gestire le parti in modo più efficiente. Questa transizione richiederà tempo, ma si spera che porterà a successi futuri per il team.

Gestire un team di Formula 1 è una sfida, che di solito si basa pesantemente su tecnologie all'avanguardia e sull'ingegneria automobilistica più avanzata per ottenere anche il più piccolo vantaggio competitivo. Immagina la sorpresa di James Vowles e Pat Fry, che hanno assunto i ruoli di team principal e chief technical officer presso Williams F1 nel 2023, quando hanno scoperto che questo team di F1 si affidava a Microsoft Excel per il cruciale workbook di costruzione dell'auto Williams. Secondo il canale di motorsport digitale The Race, questo era solo uno dei tratti salienti delle 'pratiche e sistemi di lavoro obsoleti del team' che frenavano Williams, si lamentava Vowles.

Un upgrade tecnologico cruciale

Vowles, che si era fatto un nome alla Mercedes, ha deciso su due principali aree di focus per il suo primo anno a Williams. Prima di tutto, la tecnologia dell'auto è stata aggiornata, con alcune sezioni del veicolo che richiedevano un aumento di dieci volte delle parti su misura. In secondo luogo, il vecchio foglio di calcolo Excel che aveva a malapena gestito il tracciamento delle parti in precedenza è stato sostituito da un nuovo sistema digitale personalizzato per le parti.

Un sistema obsoleto

Fino alla monoposto Williams FW46 del 2024, il foglio di calcolo Excel di punta era cruciale per la costruzione delle auto e la gestione delle parti. Vowles non ha usato mezzi termini nel parlare del vecchio sistema. 'La lista di Excel era una barzelletta', ha tuonato il nuovo team principal di Williams. 'Impossibile da navigare e impossibile da aggiornare'.

Il sistema Excel ereditato da Williams conteneva circa 20.000 componenti e parti individuali ma non includeva campi per dati essenziali come i costi dei componenti, i livelli di stock e i tempi di consegna.

Un passo avanti necessario

Vowles ha dato un esempio in cui utilizzare Excel per creare un ordine per un'ala anteriore dell'auto (con 400 parti) sarebbe stato un procedimento di 'clicca e spera' perché il workbook Excel di Williams era inutile nel mostrare le informazioni che Vowles voleva in un colpo d'occhio. 'Devi sapere dove si trovano ciascuno di quei componenti indipendenti, quanto tempo ci vorrà prima che sia completo, quanto tempo ci vorrà prima che vada in ispezione. Se ci sono stati problemi con le ispezioni, se deve tornare di nuovo', ha spiegato il team principal. Ha anche opinato che 'una volta che inizi a inserire quel livello di complessità, che è dove si trova la moderna Formula 1, il foglio di calcolo Excel crolla e gli esseri umani crollano. Ed è esattamente dove siamo.'

Un investimento necessario

I team di F1 hanno un budget di $135 milioni per stagione (senza includere il pagamento dei piloti). Vowles e Fry hanno deciso di utilizzare più di quanto vorrebbero di quel budget per portare Williams al passo con i tempi, che potrebbe consistere in alcuni milioni per eliminare l'uso di Excel come contenitore per il workbook e la lista delle parti dell'azienda. 'È un'opportunità che non è piccola', ha detto Vowles. 'Sono milioni di sterline di denaro del costo del tetto. E sono decimi di prestazioni nel semplice fatto di avere processi, struttura e sistema.'

Un futuro promettente

La transizione ha causato un inverno 2023/24 doloroso mentre questi grandi cambiamenti tecnologici e culturali vengono implementati. Tuttavia, dopo aver preso questa amara medicina, si spera che Williams 'godrà di un certo successo più avanti nell'anno'. Vowles ritiene che potrebbero passare tre anni affinché i 1.000 dipendenti adottino pienamente la nuova cultura e lavorino insieme come un meccanismo ben oliato.